CONSILIUL LOCAL MUNICIPAL TÂRGOVIŞTE
SERVICIUL PUBLIC COMUNITAR DE EVIDENTA A PERSOANELOR
R E G U L A M E N T U L
PRIVIND ORGANIZAREA ŞI FUNCTIONAREA
SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR DE EVIDENTA A
PERSOANELOR
AL MUNICIPIULUI TÂRGOVIŞTE
CAPITOLUL I
Art.
1 - Serviciul public comunitar de evidenţă a persoanelor al
municipiului Târgovişte denumit
în continuare serviciu public comunitar, este organizat în subordinea
Consiliului Local al Municipiului Târgovişte în temeiul art. 1 alin. (1)
din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001 privind înfiinţarea, organizarea
şi funcţionarea serviciilor publice comunitare de evidenţa a
persoanelor, modificata si completata.
Art.2 - (1) Scopul serviciului public comunitar este
acela de a exercita competenţele ce îi sunt date prin lege pentru punerea
în aplicare a prevederilor actelor normative care reglementează
activitatea de evidenţă a persoanelor si de stare civila.
(2) Activitatea serviciului public comunitar se
desfăşoară în interesul persoanei şi al
comunităţii, în sprijinul instituţiilor statului, exclusiv pe
baza şi în executarea legii.
Art. 3 -(1) În vederea îndeplinirii atribuţiilor,
serviciul public comunitar este constituit, potrivit prevederilor art. 4 alin.
(1) din Ordonanţa Guvernului nr. 84/2001, prin reorganizarea
compartimentului de stare civilă din Aparatul Propriu al Consiliului Local
al Municipiului Târgovişte şi a Biroului de evidenţă
informatizată a persoanei din aceeaşi localitate, care a făcut
parte din structura de evidenţă informatizată a persoanei a
municipiului.
(2) Serviciul public comunitar de
evidenţă a persoanelor este organizat la nivel de serviciu şi
are în componenţă compartimente având ca principale atribuţii:
evidenţa persoanelor şi eliberarea cărţilor de identitate
şi a celor de alegător, înregistrarea actelor şi eliberarea
certificatelor de stare civilă, informatică, furnizare date,
secretariat-arhivă şi relaţii cu publicul.
Art. 4 - (1) Şeful serviciului public comunitar este
numit sau eliberat din funcţie prin hotărâre a consiliului local, în
condiţiile legii, cu avizul Inspectoratului Naţional pentru
Evidenţa Persoanelor (în prezent Direcţia pentru Evidenţa
Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date) în
conformitate cu prevederile art. 9 alin. (2) din metodologia aprobată prin
Hotărârea Guvernului nr. 2104/2004.
Art. 5 - În îndeplinirea prerogativelor cu care este
investit, serviciul public comunitar cooperează cu celelalte structuri ale
Primăriei, ale Ministerului Administraţiei şi Internelor şi
colaborează, pe probleme de interes comun, potrivit prevederilor actelor
normative în vigoare, cu autorităţile publice, societăţi,
agenţi economici, precum şi cu persoane fizice.
ORGANIZAREA
SERVICIULUI
Art. 6 - (1)
Structura organizatorică şi efectivele serviciului public comunitar
sunt stabilite conform statului de organizare aprobat prin Hotărârea
Consiliului Local al Municipiului Târgovişte, avizat de Inspectoratul Naţional pentru
Evidenţa Persoanelor (în prezent Direcţia pentru Evidenţa
Persoanelor şi Administrarea Bazelor de Date) .
(2) Serviciul public comunitar de evidenţă a persoanelor are
atribuţii pe linie de:
a) - evidenţă a persoanelor şi eliberare a actelor de
identitate;
b) – stare civila;
c) – informatică si furnizare date;
d) - secretariat-arhivă şi relaţii publice.
Art. 7 - (1) Serviciul public comunitar execută
atribuţiile ce-i sunt conferite de lege pentru soluţionarea cererilor
cetăţenilor care au domiciliul sau reşedinţa pe raza de
competenţă.
(2) În vederea atingerii
obiectivelor stabilite, activitatea serviciului are la bază relaţii
de autoritate (ierarhice, funcţionale), de cooperare, de coordonare
şi de control, potrivit atribuţiilor stabilite pentru fiecare
structură componentă în parte.
Art. 8 - (1) Relaţiile de autoritate ierarhice se
stabilesc între conducerea serviciului public comunitar şi structurile
subordonate acestuia în scopul menţinerii, păstrării şi
perfecţionării stării de funcţionalitate a serviciului.
Acelaşi tip de relaţii se stabilesc între şef şi personalul
subordonat acestuia.
(2) În cadrul serviciului sunt
organizate compartimente, fara a fi prevazute functii de conducere.
Art. 9 - (1) La nivelul
serviciului public comunitar, activitatea de control şi coordonare este
atributul conducerii şi se realizează direct, prin intermediul şefului de serviciu. De
asemenea, în activitatea de control, pe linii specifice de muncă,
conducerea serviciului poate angrena şi alt personal specializat din
cadrul structurilor proprii.
Art.10 - Serviciul public comunitar de evidenţă a
persoanelor al Municipiului Târgoviste primeşte şi
soluţionează cererile cetăţenilor pe probleme specifice de
evidenţă a persoanelor din localitatea în care funcţionează
serviciul public comunitar, cât şi din unele comune învecinate, din raza
de competenţă, la care nu s-au
constituit încă servicii publice comunitare, respectiv comunele:
Văcăreşti, Ulmi, Tătărani, Şotânga, Răzvad,
Raciu, Persinari, Ocniţa, Nucet,
Măneşti, Lucieni, Gura Ocniţei,
Dragomireşti, Doiceşti, Dobra, Comişani, Bucşani, Băleni, Aninoasa.
CAPITOLUL
III
CONDUCEREA
SERVICIULUI
Art. 11 - Conducerea serviciului public comunitar este
asigurată de şeful serviciului.
Art. 12 - (1) Şeful serviciului reprezintă
serviciul public comunitar în relaţiile cu şefii celorlalte structuri
din cadrul primăriei, cu comandanţii (şefii)
unităţilor din Ministerul Administraţiei şi Internelor, cu
instituţiile şi organismele din afara sistemului Ministerului
Administraţiei şi Internelor, potrivit competenţelor legale.
(2) În aplicarea actelor normative, şeful serviciului public
comunitar emite dispozitii obligatorii pentru tot personalul din subordine, în
conformitate cu prevederile legale.
(3) În condiţiile legii şi reglementărilor specifice,
şeful serviciului public comunitar poate delega atribuţii din
competenţa sa personalului din subordine.
Art. 13 - Şeful serviciului public comunitar
răspunde în faţa consiliului local de întreaga activitate pe care o
desfăşoară, potrivit prevederilor fişei postului.
(2) Personalul serviciului public
comunitar răspunde de întreaga activitate pe care o
desfăşoară, în faţa şefului serviciului.
CAPITOLUL
IV
ATRIBUTIILE
SERVICIULUI PUBLIC COMUNITAR
Art. 14 - Serviciul public comunitar are următoarele
atribuţii principale:
a)
Întocmeşte,
ţine evidenţa şi eliberează certificatele de stare
civilă
b)
Înregistrează
actele şi faptele de stare civilă, precum şi menţiunile
şi modificările intervenite în statutul civil, în domiciliul şi
reşedinţa persoanei, în condiţiile legii;
c)
Întocmeşte
şi păstrează registrele de stare civilă, în condiţiile
legii;
d)
Întocmesc, completează, rectifică,
anulează sau reconstituie actele de stare civilă, precum şi
orice menţiuni făcute pe actele de stare civilă, în
condiţiile legii;
e)
Actualizează, utilizează şi
valorifică Registrul Judeţean de Evidenţă a Persoanelor,
care conţine datele de identificare şi adresele cetăţenilor
care au domiciliul în raza de competenţă teritorială a
serviciului public comunitar respectiv;
f)
Furnizează
datele necesare pentru actualizarea Registrului National de Evidenţa a
Persoanelor;
g)
Furnizează, în condiţiile legii, la solicitarea
autorităţilor şi instituţiilor publice centrale,
judeţe şi locale, agenţilor economici ori a
cetăţenilor, datele de identificare şi de adresă ale
persoanei;
h)
Întocmeşte listele electorale permanente, în
colaborare cu structurile teritoriale ale Directiei de Evidenta Persoanelor si
Administrarea Bazelor de Date ;
i)
Constată contravenţiile şi aplică
sancţiuni, în condiţiile legii;
j)
Primeşte cererile şi documentele necesare în
vederea eliberării cărţilor de identitate si cărţilor
de alegător;
k)
Primeşte cărţile de identitate,
cărţile de alegător;
l)
Ţine registrele de evidenţă pentru fiecare
categorie de documente eliberate;
m)
Îndeplineşte şi alte atribuţii stabilite
prin reglementări legale.
Sectiunea I
ATRIBUTII PE LINIE DE EVIDENTĂ A PERSOANELOR
ŞI ELIBERARE A ACTELOR DE IDENTITATE
Art. 15. În domeniul evidenţei persoanelor şi
eliberării actelor de identitate, serviciul public comunitar are
următoarele principale atribuţii:
a)
Organizează activitatea de eliberare a actelor de
identitate şi a cărţilor de alegător, sens în care
primeşte, analizează şi soluţionează cererile pentru
eliberarea cărţilor de identitate, stabilirea, restabilirea ori
schimbarea domiciliului, precum şi - acordarea vizei de
reşedinţă, în conformitate cu prevederile legale;
b)
Pentru îndeplinirea întocmai a atribuţiilor şi
sarcinilor din competenţă, răspunde de aplicarea
dispoziţiilor legale care reglementează activitatea pe linia
regimului de evidenţă a persoanelor;
c)
Înregistrează toate cererile, în registrele
corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate
cu prevederile metodologiei de lucru;
d)
Răspunde
de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în
formularele necesare eliberării actelor de identitate;
e)
Colaborează
cu formaţiunile de poliţie organizând în comun acţiuni şi
controale la locuri de cazare în comun, hoteluri, moteluri, campinguri şi
alte unităţi de cazare turistică, în vederea identificării
persoanelor nepuse în legalitate pe linie de evidenţă a
populaţiei, precum şi a celor urmărite în temeiul legii;
f)
Identifică
- pe baza menţiunilor operative - elementele urmărite, cele cu
interdicţia prezenţei în anumite localităţi etc. şi
anunţă unităţile de poliţie în vederea luării
măsurilor legale ce se impun;
g)
Actualizează
Registrul Judeţean de Evidenţă a Persoanelor cu
informaţiile din cererile cetăţenilor pentru eliberarea actului
de identitate, precum şi din comunicările autorităţilor
publice prevăzute de lege;
h)
Preia imaginea
cetăţenilor care solicită eliberarea actelor de identitate;
i)
Înmânează
actele de identitate titularilor care au solicitat eliberarea acestora şi
operează în bază data înmânării documentelor;
j)
Desfăşoară
activităţi de primire, examinare şi rezolvare a petiţiilor
cetăţenilor;
k)
Asigură
colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu
unităţile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative
şi de calitate a sarcinilor comune ce le revin, în temeiul legii;
l)
Formulează propuneri pentru
îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru etc.;
m)
Întocmeşte situaţiile statistice, sintezele ce
conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial
şi anual, în cadrul serviciului;
n)
Răspunde
de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi
păstrare a arhivei specifice;
o)
Soluţionează
cererile formaţiunilor operative din M.A.I., S.R.I., S.P.P.,
Justiţie, Parchet, M.Ap.N., persoane fizice şi juridice, privind
verificarea şi identificarea persoanelor fizice;
p)
Organizează,
asigură conservarea şi utilizează, în procesul muncii,
evidenţele locale;
q)
Eliberează acte de identitate persoanelor internate
în unităţi sanitare şi de protecţie socială, precum
şi celor aflate în arestul unităţilor de poliţie ori în
unităţi de detenţie din zona de responsabilitate;
r)
Acordă sprijin în vederea identificării
operative a persoanelor internate în unităţi sanitare, ce nu posedă asupra lor acte
de identitate;
s)
Asigură
securitatea documentelor serviciului.
Sectiunea II
Art. 17 - Pe linie
informatică, serviciul public comunitar are următoarele
atribuţii principale:
a)
Actualizează
Registrul national de evidenţă a persoanelor cu datele privind
persoana fizică în baza comunicărilor înaintate de ministere şi
alte autorităţi ale administraţiei publice centrale şi
locale, precum şi a documentelor prezentate de cetăţeni cu
ocazia soluţionării cererilor acestora;
b)
Preia în
Registrul national de evidenţă a persoanelor datele privind persoana
fizică în baza comunicărilor nominale pentru născuţii vii,
cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în
statutul civil al persoanelor în vârsta de 0-14 ani, precum şi actele de
identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă
că persoanele decedate nu au avut acte de identitate;
c)
Preia imaginea
cetăţenilor care solicită eliberarea actelor de identitate;
d)
Actualizează
datele în vederea producerii cărţilor de identitate;
e)
Operează în baza de date locală data
înmânării cărţii de identitate;
f)
Execută
activităţi pentru întreţinerea preventivă a echipamentelor
din dotare;
g)
Evidenţiază
incidentele de hard-soft şi de aplicaţie;
h)
Rezolvă erorile din baza de date locală
(constatate cu ocazia unor verificări sau semnalate de alţi
utilizatori);
i)
Furnizează, în condiţiile legii, datele de
identificare şi de adresă ale persoanei către
autorităţile şi instituţiile publice centrale, judeţe
şi locale, agenţii economici şi către cetăţeni,
în cazul în care sunt necesare prelucrări de date în sistem informatic;
j)
Administrează
reţeaua şi domeniul sistemului informatic pe probleme de
competenţa serviciului public comunitar;
k)
Desfăşoară
activităţi de studiu şi documentare tehnică, în scopul
cunoaşterii tehnologiilor în domeniul informatic şi a
posibilităţilor de implementare a acestora;
l)
Colaborează
cu specialiştii structurilor informatice interconectate la bazele de date
comune ale Ministerului Administraţiei şi Internelor, în vederea
asigurării utilizării datelor în conformitate cu prevederile legale;
m) Execută operaţii de instalare a sistemelor
de operare a software-ului de bază şi de aplicaţie pe
echipamentele de calcul care compun sistemul informatic local şi
participă la depanarea şi repunerea în funcţiune a echipamentelor
de calcul, împreună cu specialiştii firmei care asigură
asistenţa tehnică în cadrul contractelor de service al echipamentelor
de calcul, de comunicaţie şi software;
n)
Asigură protecţia datelor şi
informaţiilor gestionate şi ia măsuri de prevenire a scurgerii
de informaţii clasificate şi secrete de serviciu;
o)
Execută
alte sarcini dispuse de conducerea serviciului.
ATRIBUTII PE LINIE DE STARE CIVILĂ
Art. 18 - Pe linie de stare civilă, serviciul public
comunitar are următoarele principale atribuţii:
a)
Întocmeşte, la cerere sau din oficiu - potrivit
legii, acte de naştere, de căsătorie şi de deces şi
eliberează certificate doveditoare;
b)
Înscrie menţiuni, în condiţiile legii şi
ale metodologiilor, pe marginea actelor de stare civilă aflate în
păstrare şi trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere
în registre, exemplarul I sau II, după caz;
c)
Pentru îndeplinirea întocmai a atribuţiilor şi
sarcinilor din competenţă, răspunde de aplicarea întocmai a
dispoziţiilor legale, care reglementează
activitatea pe linia regimului de stare civilă;
d)
Înregistrează toate cererile în registrele
corespunzătoare fiecărei categorii de lucrări, în conformitate
cu prevederile metodologiei de lucru;
e)
Răspunde
de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în
formulare;
f)
Eliberează
extrase de pe actele de stare civilă, la cererea autorităţilor,
precum şi - dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă, la
cererea persoanelor fizice;
g)
Transmite
până la data de
h)
Transmite
centrelor militare, până la data de
i)
Întocmeşte buletine statistice de naştere, de
căsătorie şi de deces, în conformitate cu normele Institutului
Naţional de Statistică pe care le transmite lunar Directiei Judetene
de Statistică;
j)
la măsuri de păstrare în condiţii
corespunzătoare a registrelor şi certificatelor de stare civilă
pentru a evita deteriorarea sau dispariţia acestora;
k)
Atribuie codul numeric personal, pe baza listelor de
coduri precalculate, pe care le arhivează şi le păstrează
în condiţii depline de securitate;
l)
Propune anual, necesarul de registre, certificate de
stare civilă, formulare, imprimate auxiliare şi cerneală
specială, pentru anul următor, şi îl comunică serviciului
public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor;
m)
Se îngrijeşte de reconstituirea prin copiere a
registrelor de stare civilă pierdute ori distruse - parţial sau total
- după exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise;
n)
la măsuri de reconstituire sau întocmire
ulterioară a actelor de stare civilă, în cazurile prevăzute de
lege;
o)
Înaintează serviciului public comunitar
judeţean de evidenţă a persoanelor, exemplarul II al registrelor
de stare civilă, în termen de 30 de zile de la data când toate filele din
registru au fost completate, după ce au fost operate toate menţiunile
din exemplarul 1;
p)
Sesizează
imediat serviciul judeţean de specialitate, în cazul dispariţiei unor
documente de stare civilă cu regim special;
q)
Primeşte cererile şi efectuează
verificări cu privire la schimbarea numelui pe cale administrativă
şi transcrierea certificatelor de stare civilă procurate din
străinătate;
r)
La solicitarea instanţelor, efectuează
verificări cu privire la anularea, completarea, rectificarea ori
modificarea actelor de stare civilă, declararea dispariţiei sau a
morţii pe cale judecătorească şi înregistrarea tardivă
a naşterii;
s)
Desfăşoară
activităţi de primire, examinare, evidenţă şi
rezolvare a petiţiilor cetătenilor;
t)
Asigură
colaborarea şi schimbul permanent de informaţii cu
unităţile operative ale M.A.I., în scopul realizării operative
şi de calitate a sarcinilor comune ce-i revin în temeiul legii;
u)
Formulează propuneri pentru
îmbunătăţirea muncii, modificarea metodologiilor de lucru;
v)
Întocmeşte situaţiile statistice, sintezele ce
conţin activităţile desfăşurate lunar, trimestrial
şi anual, în cadrul serviciului public comunitarl;
w)
Răspunde
de activităţile de selecţionare, creare, folosire şi
păstrare a arhivei;
x)
Execută
acţiuni şi controale cu personalul propriu sau în colaborare cu
formaţiunile de ordine publică, în unităţile sanitare
şi de protecţie socială, în vederea depistării persoanelor
a căror naştere nu a fost înregistrată în registrele de stare
civilă şi a persoanelor cu identitate necunoscută;
y)
Colaborează
cu formaţiunile de poliţie pentru identificarea unor cadavre
şi persoane cu identitate
necunoscută, precum şi a părinţilor copiilor
abandonaţi.
Sectiunea IV
ATRIBUŢII PE LINIE DE
SECRETARIAT-ARHIVA ŞI RELAŢII CU PUBLICUL
Art. 19 - În domeniul secretariat şi relaţii cu
publicul, serviciul public comunitar are următoarele principale
atribuţii:
a)
Primeşte,
înregistrează şi ţine evidenţa ordinelor,
dispoziţiilor, instrucţiunilor, regulamentelor, ştampilelor
şi sigiliilor, asigurând repartizarea lor în cadrul serviciului;
b)
Verifică modul în care se aplică
dispoziţiile legale cu privire la apărarea secretului de stat şi
de serviciu, modul de manipulare şi de păstrare a documentelor
clasificate;
c)
Organizează şi asigură întreţinerea,
exploatarea şi selecţionarea fondului arhivistic neoperativ
constituit la nivelul serviciului, în conformitate cu dispoziţiile legale
în materie;
d)
Asigură înregistrarea intrării/ieşirii
tuturor documentelor şi clasarea acestora în vederea arhivarii acestora;
e)
Repartizează
corespondenţa, o predă după executarea operaţiunilor de
înregistrare în registrele special destinate;
f)
Expediază
corespondenţa;
g)
Asigură
primirea şi înregistrarea petiţiilor şi urmăreşte
rezolvarea acestora în termenul legal;
h)
Organizează
şi desfăşoară activitatea de primire în audienţă
a cetăţenilor de către conducerea serviciului sau
lucrătorul desemnat;
i)
Centralizează
principalii indicatori realizaţi, verifică modul de îndeplinire a
sarcinilor propuse şi întocmeşte sintezele, situaţiile
comparative şi analizele activităţilor desfăşurate
periodic;
j)
Transmite
serviciului public comunitar de evidenţă a persoanelor judeţean
sintezele şi analizele întocmite;
k)
Asigură constituirea fondului arhivistic neoperativ
al serviciului, din documentele rezultate din activitatea de profil.
CAPITOLUL V
DISPOZITII FINALE
Art. 20 - (1) Atribuţiile şefului serviciului public
comunitar şi ale personalului cu funcţii de execuţie sunt prevăzute în
fişele posturilor.
(2) În raport de modificările intervenite în structura
sau activitatea serviciului public comunitar, fişele posturilor vor fi reactualizate, cu aprobarea
şefului ierarhic.
Art. 21 - Personalul serviciului public comunitar este obligat
să cunoască şi să aplice întocmai, prevederile prezentului
regulament, în părţile ce-l privesc.